作為一名財(cái)務(wù)人員，如能在工作中遇到公司更新或上線ERP系統(tǒng)，而自己恰好又可以參與其中，那將是一件很值得高興的事。我們很多人通常會(huì)知道公司用的什么軟件，但是往往并不清楚這個(gè)系統(tǒng)起初的設(shè)計(jì)是怎么來的，所以當(dāng)出現(xiàn)問題時(shí)也不知該如何**地解決。在此，我想和大家分享一點(diǎn)ERP建設(shè)中財(cái)務(wù)部分的設(shè)計(jì)構(gòu)思，希望能對(duì)大家有所幫助。
　　
　　ERP是什么？
　　
　　ERP是一套完整的供應(yīng)鏈系統(tǒng)，功能強(qiáng)大的ERP基本囊括了從計(jì)劃-采購(gòu)-倉儲(chǔ)-制造-品質(zhì)-銷售—資產(chǎn)管理-財(cái)務(wù)核算-財(cái)務(wù)分析與報(bào)表-客戶關(guān)系管理等等所有的企業(yè)運(yùn)營(yíng)環(huán)節(jié)，甚至連前幾年剛剛興起的電商平臺(tái)功能在此系統(tǒng)中也已可以體現(xiàn)。根據(jù)行業(yè)不同，各ERP軟件的開發(fā)重點(diǎn)也不一樣。制造型的企業(yè)，偏向于計(jì)劃管理、流程精細(xì)化管理，對(duì)于工單、工時(shí)的管理會(huì)更專業(yè)。而商貿(mào)型企業(yè)則更偏向于CRM（客戶關(guān)系管理）以及倉儲(chǔ)物流的精準(zhǔn)管理。
　　
　　公司準(zhǔn)備更新或上線ERP系統(tǒng)時(shí)，財(cái)務(wù)可以做什么？
　　
　　首先我們必須了解清楚公司上線系統(tǒng)的初衷是什么，其次需要思考如何將公司的管理流程和管理模式轉(zhuǎn)移到系統(tǒng)中去，以更好地提升效率、精細(xì)管理、減少差錯(cuò)率。**，需要結(jié)合公司具體上線的系統(tǒng)類型做具體計(jì)劃和安排。
　　
　　如果公司上線的只是一套單純的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，并沒有財(cái)務(wù)的模塊（憑證、報(bào)表等），或者有財(cái)務(wù)模塊但二者信息不相連，我們就需要思考怎樣才能實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的無縫對(duì)接，減少人為操作的失誤。如果公司準(zhǔn)備更換或上線的是一套完整的ERP軟件，那么我們作為財(cái)務(wù)人員就需要熟悉所有的業(yè)務(wù)場(chǎng)景。
　　
　　只有了解業(yè)務(wù)流程，才能做好財(cái)務(wù)管控、做好財(cái)務(wù)分析，幫助公司實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)管理的目標(biāo)。建議在前期調(diào)研時(shí)，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人一定要全程參與所有部門的調(diào)研及需求確認(rèn)。因?yàn)闃I(yè)務(wù)部門只是站在自己的立場(chǎng)思考，覺得怎么怎么做是對(duì)的，但是這么做是不是真的對(duì)，需要財(cái)務(wù)人員從成本效益及內(nèi)部控制的角度作出再判斷。
　　
　　比如很多企業(yè)都會(huì)發(fā)生的“其他出庫單”，對(duì)于業(yè)務(wù)部門來說，這就是一個(gè)單據(jù)類型而已，流程應(yīng)該和正常出庫一樣，沒有什么特別。但是站在財(cái)務(wù)的角度去考慮，“其他出庫單”則是屬于非常規(guī)的例外事項(xiàng)，需要由財(cái)務(wù)進(jìn)行審核。這個(gè)審核是在系統(tǒng)里給財(cái)務(wù)設(shè)置審核權(quán)限做事中控制，還是每月定期將原始單據(jù)做事后監(jiān)督，可根據(jù)公司自身實(shí)際情況做安排。
　　
　　另外，ERP重在流程設(shè)計(jì)，如果流程設(shè)計(jì)有問題，可能就會(huì)出現(xiàn)監(jiān)管不到位的情況。所以每個(gè)企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身所在行業(yè)以及管理重點(diǎn)去選擇適合自身特點(diǎn)的系統(tǒng)，既不要盲目追求高大上，也要有企業(yè)發(fā)展的前瞻性眼光，以保證系統(tǒng)符合未來發(fā)展的需要。當(dāng)然，大型規(guī)模的企業(yè)也可以自行研發(fā)、定制ERP系統(tǒng)。
　　
　　企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)不相連情況下，財(cái)務(wù)人員要注意什么？
　　
　　財(cái)務(wù)人員最關(guān)心的通常有兩個(gè)核心點(diǎn)：
　　
　　成本核算；
　　
　　兩套系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性。
　　
　　成本核算，難點(diǎn)在于制造費(fèi)用的分?jǐn)偅�或者是有工單的需要用工時(shí)或工作量來分?jǐn)傊苯尤斯さ疆a(chǎn)成品上，作為制造型企業(yè)，這點(diǎn)尤為重要，一定要在調(diào)研前做好詳細(xì)的準(zhǔn)備工作，將需求明確地告知項(xiàng)目經(jīng)理，確認(rèn)是否可以按要求實(shí)施或開發(fā)。
　　
　　兩套系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性。現(xiàn)在有一部分企業(yè)，信息從業(yè)務(wù)系統(tǒng)到財(cái)務(wù)系統(tǒng)的傳遞，是完全通過人為去操作的，這樣就會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員每天都記賬，工作量大且容易出現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)不上，通常是體現(xiàn)在應(yīng)收應(yīng)付不一致。對(duì)不上的最根本原因是業(yè)務(wù)系統(tǒng)的單據(jù)流程設(shè)計(jì)時(shí)未將權(quán)限劃分，在其業(yè)務(wù)系統(tǒng)中未加入財(cái)務(wù)控制點(diǎn)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)信息變更或修改了財(cái)務(wù)還不知道。
　　
　　比如業(yè)務(wù)昨天做的銷售出庫單，財(cái)務(wù)在今天早上入賬了，然后業(yè)務(wù)部門發(fā)現(xiàn)不對(duì)，將財(cái)務(wù)已在財(cái)務(wù)系統(tǒng)入賬的業(yè)務(wù)單據(jù)進(jìn)行了修改或刪除，但并未通知財(cái)務(wù)，就出現(xiàn)了差異。在多客戶、多供應(yīng)商的企業(yè)中，一旦出現(xiàn)這種差異，往往很難查出來，假以時(shí)日，往來賬就是一筆糊涂賬，不清不楚，無形中會(huì)給公司帶來損失，而且有很大的隱患。
　　
　　那么在業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)不相連的狀況下，應(yīng)該如何避免以上的問題呢？我的建議是對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)做如下優(yōu)化：
　　
　　在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中增加一個(gè)財(cái)務(wù)記賬功能或財(cái)務(wù)審核權(quán)限，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的人為控制；
　　
　　所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)到財(cái)務(wù)系統(tǒng)里入賬時(shí)，能在憑證摘要中體現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)原單號(hào)的盡量體現(xiàn)原單號(hào)；
　　
　　制定嚴(yán)格的單據(jù)遞交到財(cái)務(wù)審核的流程，明確業(yè)務(wù)部門在多長(zhǎng)時(shí)間須將原始單據(jù)呈交財(cái)務(wù)審核，減少業(yè)務(wù)人員改單的隨意性；
　　
　　要求會(huì)計(jì)人員每月內(nèi)部核對(duì)往來賬，導(dǎo)出業(yè)務(wù)系統(tǒng)里的原始單據(jù)明細(xì)，分周保存，按周核對(duì)往來單位當(dāng)月新增的應(yīng)收應(yīng)付，做到周清周核，避免時(shí)間久了，核查單據(jù)時(shí)花費(fèi)大量時(shí)間去查差異，甚至查不出來；
　　
　　定期外部核對(duì)往來帳，對(duì)客戶或供應(yīng)商進(jìn)行函證，有差異的事項(xiàng)列出，安排人做專項(xiàng)的核查工作。
ERP系統(tǒng)：http://articles.e-works.net.cn/erp/

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